Informationen zum Hinweisgebersystem

Allgemeine Informationen

Seit Juli 2023 sind wir als Unternehmen gesetzlich nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) dazu verpflichtet, ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing) anzubieten. Die folgenden Informationen erklären, wofür dies gedacht ist und wie dies bei uns umgesetzt wurde.

Wirtschaftskriminalität und andere illegale Geschäftspraktiken sind im hohen Maße schädigend. Ein Hinweis kann helfen, Fehlverhalten frühzeitig aufzudecken, zu stoppen und Schaden von unserem Unternehmen abzuwenden.

Definition

Ein Hinweisgeber ist eine Person, die für ein Unternehmen oder die Öffentlichkeit wichtige Informationen aus einem vertraulichen oder geheimen Sachverhalt veröffentlicht, der gegen geltende Gesetze verstößt. Beispiele hierfür sind der Gammelfleisch-Skandal (Verstoß gegen Hygienevorschriften), AWO-Skandal Frankfurt (Veruntreuung), Panama-Papers (Steuerhinterziehung) und viele andere mehr.

Welche Vorfälle darf ich melden?

Dazu gehören alle Vorfälle und Vorgänge, die gegen anwendbare Gesetzte verstoßen, wie Untreue, Betrug, Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Verstöße gegen Wettbewerbs- oder Kartellrecht, Interessenkonflikte und Embargo- oder Exportverstöße usw.

Inhalt einer Meldung

Der vom Hinweisgeber gemeldete Sachverhalt muss zum Zeitpunkt der Meldung inhaltlich korrekt sein und der Wahrheit entsprechen. Die missbräuchliche Absicht einer Meldung, um unliebsamen Beschäftigten zu schaden, ist unbedingt zu vermeiden.
Ein Hinweis, der sich nachträglich als falsch herausstellt, entfaltet keine negativen Konsequenzen für den Hinweisgeber. Dies gilt auch für den Fall, dass die Untersuchung zu dem Ergebnis kommt, dass kein Verstoß vorliegt.

Häufig gestellte Fragen

Ein Hinweisgebersystem ist ein sicherer Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen. Das Hinweisgebersystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym zu melden. Die Vertrauensperson ist auch Datenschutzbeauftragter und somit per Gesetz zur Vertraulichkeit verpflichtet! Niemand sonst hat Zugriff zu den Informationen. Die Meldung kann auch unabhängig von der IT-Infrastruktur des Unternehmens abgegeben werden, so dass Rückschlüsse auf die meldende Person unmöglich sind.

In welcher Sprache können Meldungen abgegeben werden?

Sie können eine Meldung in deutscher oder englischer Sprache abgeben.

Meldung abgeben

Über dieses Hinweisgebersystem können Sie schnell und einfach Bedenken zu Fehlverhalten melden, die unser Unternehmen oder das Wohlergehen von Beschäftigten, Kunden oder der Allgemeinheit betrifft. Der Hinweis kann anonym erfolgten. Nur eigens beauftragte Vertrauenspersonen können Ihren Hinweis lesen. Das Hinweisgebersystem wird von der DPP Data Protection GmbH verwaltet. Folgende Kontaktmöglichkeiten gibt es:

Wer darf eine Meldung abgeben?

Alle Mitarbeitenden jeder Art, Dienstleistende, Geschäftspartner, Kunden, externe Berater usw. Der Begriff ist weit auszulegen, da auch ehemalige Beschäftigte eine Meldung abgeben dürfen.

Wie geht es nach einer Meldung von Ihnen weiter?

Die Meldung wird von der Vertrauensperson entgegengenommen, gesichtet und bewertet. Gerne können Sie die Meldung noch mit weiteren Informationen ergänzen. Dies können Sie auf dem gleichen Weg vornehmen, auf dem Sie die Meldung abgegeben haben oder auf einem der anderen angebotenen Kontaktkanäle.
Das Unternehmen ist verpflichtet, den Meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Die Untersuchung des Falles sollte drei Monate nicht überschreiten. Besonders aufwändige Ermittlungen erlauben eine Ausdehnung des Ermittlungszeitraumes auf sechs Monate.

Was passiert, wenn der Inhalt der Meldung sich nachträglich als falsch herausstellt?

s.o. Inhalt der Meldung.

Was ist, wenn das Unternehmen noch Rückfragen an mich hat?

Hier empfiehlt es sich, dass der Meldende einen Kontaktkanal angibt.

Anonymität des Hinweisgebers

Sofern Sie die Meldung nicht über die E-Mail Adresse des Unternehmens an die angegebene Stelle schicken, kann Ihre Anonymität in jedem Fall gewahrt werden.

Senden von Dateien

Sie können an die angegebene E-Mail Adresse folgende Dateiformate senden: jpg, png, doc, docx, pdf, xls, xlsx, csv, txt.
Die Metadaten der gesendeten Dateien werden gelöscht, um die Anonymität sicherzustellen.

Wie kann ich Rückmeldungen vom Unternehmen lesen?

Rückmeldungen erhalten Sie über die Vertrauensperson auf dem von Ihnen gewählten Kontaktkanal. Sofern Sie E-Mail als Kontakt wünschen, erhalten Sie eine Antwort per verschlüsseltem E-Mail Anhang auf die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse. Den Schlüssel zur Entschlüsselung erhalten Sie auf einem separaten Weg. Sie können sich die Vorgehensweise daher wie bei einem Schließfach vorstellen, für das es mehrere Schlüssel gibt bzw. welches von zwei Seiten zugänglich ist.

Wie erhalte ich Informationen über den weiteren Verlauf und das Ergebnis?

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und melden sich über den von Ihnen gewünschten bzw. mit Ihnen vereinbarten Kommunikationsweg zurück.